Reunião

 Todos nós já sentimos a agonia de estar em uma reunião mal conduzida ou plenajada e em algum instante juramos jamais fazermos o mesmo daquilo que presenciamos. Veja aqui as dicas de como fazer reuniões eficientes.

 Definição da reunião

Antes de mais nada, tenha bem claro quais são os objetivos da reunião e defina algumas informações iniciais:
– Necessidade e objetivo da reunião
– Resultado esperado
– Participantes: quem deverá estar na reunião
– Local, data e horário
– Sala ou número para chama e link apresentação virtual

Antes da reunião
Antes da reunião, não se esqueça de
– Pedir tópicos
– Preparar a agenda: quais são os tópicos e em qual ordem serão abordados
– Tópicos: O que será discutido (e em qual sequência)
– Resultado esperado
– Local, data e horário
– Informar o que é esperado de cada participante (relatórios, dados, sugestões etc)
– Divulgar a agenda. Anexar a ata de reunião anterior com as pendências, decisões etc parar que as pessoas possam se preparar.

Durante a reunião
– Os participantes fundamentais estão lá? Se não estiver adie a reunião para que ela não vire uma embromação e para que as pessoas saibam que precisam atender.
– Relembrar o objetivo da reunião
– Ganhe consenso para as regras básicas
– Fazer o rascunho da ata. Na hora da reunião, você tem que ser eficiente. Abra o seu computador já com o rascunho da reunião pronta para você não perder tempo ou patinar para começar a reunião. Durante a reunião, já com o rascunho pronto, você conduzirá a reunião sem grandes pausas para anotações.
– Anote as pendências: O que terá que ser feito, por quem e até qual data

Papéis durante a reunião
Durante a reunião, você deverá assumir os quatro papéis abaixo, ou delegar alguns deles a outras pessoas:
– Timekeeper (Cronômetro): Manter o horário e o foco
– Pacekeeper (Facilitador): Manter o andamento da reunião
– Moderador: Garantir a participação de todos e gerenciamento de conflitos e interesses
– Escriba: Anotar decisões, pontos em abertos e tarefas

Final da reunião
– Revise as decisões e pendências e peça confirmação
– Avise quando será a próxima reunião e o que será esperado
– Informe que enviará a ata da reunião
– Pergunte o que acharam da reunião e se tem sugestões para a próxima
– Agradeça
– Nesse instante, a ata da reunião já deverá estar pronta, porque lembre-se que você começou a reunião com o rascunho já pronto na formatação correta. Envie a ata. As pessoas receberão a ata assim que voltarem para suas mesas e entrem no sistema de email da empresa. Elas viram a sua ata e acharam você super eficiente. Aguarde os elogios.

Depois da reunião
– Fazer e divulgar a ata, se não o fez ainda
– Fazer o acompanhamento dos itens em aberto
– Reflita sobre o que foi bom e o que gostaria de fazer diferente na próxima reunião

Regras básicas
– Estabeleça e cumpra o horário. Vale a pena repetir: comece no horário e termine no horário.
– Respeitar o direito de cada um falar
– Limitar o tempo de cada intervenção
– Pedir a contribuição de todos
– Respeito mútuo
– Não falar no celular, não usar o computador a menos que essencial, não dispersar.
– Não ter ‘duas reuniões’ (conversas paralelas)